关于进一步加强货物与服务零星分散采购档案管理的通知
校内各单位：
为进一步加强我校货物与服务零星分散采购档案管理，规范采购行为，促进廉政建设，提高资金使用效益，结合学校《审计整改通知书》（审计〔2022〕20号）的有关要求，根据《乐山师范学院货物和服务零星分散采购实施细则》（乐师院〔2022〕42号，以下简称“实施细则”）有关规定，对学校货物与服务零星分散采购档案管理提出以下要求，请遵照执行。
一、零星分散采购项目档案的收集、整理与归档
零星分散采购项目档案是指预算执行单位在零星采购活动过程中形成的各类纸质材料。具体包括（不限于）：
（一）采购事项实施前材料
1.根据“实施细则”中采购预算限额标准的相关要求，形成立项集体决策纪要或纪要；
2.通过OA提交备案的《乐山师范学院零星分散采购申请表》；
3.根据“实施细则”中采购预算限额标准的相关要求需要发布的采购公告信息。
（二）采购事项组织实施过程材料
1.商家提供的报价单；
2.与商家进行议价或谈判的记录表。
（三）采购事项履约资料
1.根据“实施细则”中采购预算限额标准的相关要求签署售后质量保障服务承诺书；
2.采购事项验收表；
3.其它与采购事项相关的需要存档的资料。
二、零星分散采购项目档案的保管
预算执行单位应当加强对货物与服务零星分散采购档案材料的管理，按照“实施细则”中相关要求的具体步骤“一事一单”形成相关档案材料，并交由采购与招标中心进行收集后由学校档案馆保存，保存期限为15年。
预算执行单位对档案材料的完整性、真实性负责。
采购与招标中心
2022年5月5日