关于进一步规范学校货物与服务零星分散采购申请备案工作的通知
校内各单位：
为进一步加强内控管理，规范货物与服务零星分散采购备案工作，切实提高零星分散采购工作效率。根据《乐山师范学院货物与服务零星分散采购实施细则》（乐师院〔2022〕42号），结合近期申请备案过程中出现的一些问题，现就备案具体要求通知如下：
一、规范填写《乐山师范学院零星分散采购申请表》（以下简称“申请表”）
1.采购项目名称应当规范完整，并与会议纪要或记录中的名称保持一致。
2.经费来源应当写清楚具体的经费项目名称和对应的项目编号。
3.项目预算金额应当小于（不能等于）学校集中采购限额标准（如：货物、服务项目预算不能填写5万）。
4.申请表中“拟购物资情况”一栏表中，需将拟购物资的清单一一罗列，严格按照文件要求的清单制如实填写，不能以“一套”或“一批”笼统填写。
5.申请表上须“提供部门集体决策纪要”或记录，即立项会议纪要或记录，上传至附件的文件名修改为“****事项的会议”纪要或记录，不得以文件名为“QQ或微信的图片”上传。
6.申报表上的“主管职能部门”是指经费管理部门，若使用本单位（部门）经费，直接选择“本学院（部门）”。
二、备案资料要求
1.实施采购过程中，评审人员和组长总计不得少于3人，评审意见必须写明成交供应商名称及选择其成交的理由。
2.采用询比价采购方式的，应在《乐山师范学院货物与服务零星分散采购谈判记录表》上填写3家及以上公司的名称等信息及报价，报价均不能超过预算金额。
3.以不具备多个供应商的特殊采购方式的，需先进行前期的单一来源论证，备案时提交论证材料。
4.项目单位应按规定将所有分散采购的相关资料（包含但不限于单位会议记录、供应商盖章的报价清单及评审过程资料）存档备查。
三、同一项目或同一类采购标的来源于同一经费的，原则上每年只能分散采购申请备案1次。
四、禁止同一项目拆分成2个及以上项目分散采购，使用不同经费申请备案。
五、货物与服务零星分散采购项目严禁“先实施、后补办”申报备案手续。
六、项目单位完成零星分散采购事项备案前，经办人员对照文件要求中的具体步骤将所需资料备齐后到采购招标部门备案，避免重复跑路。
各单位负责人及项目经办人员应强化责任意识，认真审核把关，严格遵守国家和学校的相关管理规定，严守财经纪律和廉政纪律，严禁拆分项目。如发现当事人有违规行为，一经查实，学校将依据有关规定严肃处理。
采购与招标中心
2022年10月17日