一、管理原则
规范管理、规范流程、有效利用，高效查询。
二、归档范围
招投标采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文本、验收情况表、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
采购活动记录至少应当包括下列内容：
1、采购项目类别、名称；
2、采购项目预算、资金构成和合同价格
3、采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因；
4、邀请和选择供应商的条件及原因；
5、评标标准及确定中标人的原因；
6、废标的原因；
7、采用招标以外采购方式的相应记载。
三、归档程序
1、项目结束后由经办人按照招投标资料形成的时间顺序
整理齐全后，移交给中心内档案员统一保管。档案移交时，交接双方应对档案目录逐一核实并签字确认，做好交接登记，确保档案资料完整齐全，保持档案卷宗内文件材料的系统联系。
2、项目未完成或档案资料不完整时，中心档案员暂不接收，由经办人负责保存至资料齐全后再移交中心档案员归档。
3、中心档案员负责将各经办人移交的档案按学校档案管理要求在当年的6月底以前完成再上一年的电子文档录入并负责将纸质档案移交学校档案馆进行存档保管。同时对经办人移交的上一年档案进行清理。
4、对校内招标未中标单位投标文件的管理：将此类文件作为短期资料进行保存，招标结束后由项目经办人清理后移交中心档案员，中心档案员按基建、货物分类按时间顺序进行存放。下一年度经中心主任签字后统一销毁。（保存销毁记录）
四、档案查阅规定
1、查、借阅档案必须履行领导审批、登记手续，填写“乐山师范学院招标中心查(借)阅申请单”，经中心主任同意进行查阅登记后方可查阅。
2、查阅人应维护档案资料的完整与安全，不准涂改、污损、拆散、遗失和转借。
3、查、借阅归还时经档案员当面清点无误后当面销号。
乐山师范学院招标中心
二O一六年九月