关于进一步规范教学仪器设备采购
相关事宜协调会备忘录
2014年4月28日，任学锋副校长和陈晓春副校长联合主持召开协调会议，国资处、教务处、审计处、财务处负责人参会。
为进一步理顺和明晰相关工作程序、项目责任单位和机关相关部门职责，确保教学仪器等设备年度采购计划严格执行，会议对计划、采购、资产验收、货款支付等工作进行了专题会商，形成了如下意见：
一、教学仪器设备的计划
1、学校教学仪器设备年度经费，由教务处在汇总各教学院需求基础上，在分管校领导主持下，按项目分解至各教学院。
2、各教学院在接受项目后，在一个月之内调研并形成设备清单及技术参数指标返交教务处。
各教学院采购清单及技术参数指标应由院长、分管副院长、实验室主任、专业负责人或教研室主任参与集体讨论决定，院长负总责。
经教务处审核同意的采购清单，确因特殊原因需调整或更改招标资料的，只能在未进入招标采购程序前，由所属教学院向教务处专项报告，教务处审定。
已提交的采购清单及技术参数指标进入了招标采购程序的，除不符合政府招标采购要求的外，均不予更改。
3、各教学院在采购计划下达后一月之内不能完成相关招标资料的，一律停止该项目的实施，相关经费由教务处转立其它项目。
年度项目经费因教学院原因不能实施，或虽然实施但严重影响项目预算执行进度的，次年不再安排项目经费。
二、教学仪器设备采购任务的确认
1、经教务处审核同意的项目采购清单（含设备项目名称，经费预算；技术参数指标由各教学院负责），由教务处交学校招标采购中心办公室负责进行招标。
招标中心办公室不直接接收各教学院的招标资料及更改要求。
2、招标采购中心办公室按政府招标采购相关要求，对项目资料进行格式审查。
因格式审查不合格的，由招标采购中心办公室会同教务处和相关教学院在三个工作日内完成修改。
3、招标采购中心办公室发布招标采购公告之日起，教学仪器设备采购任务即为最终确认，不再作任何修改。
4、因此前工作失误，导致采购设备不能在教学工作中使用的或造成其它严重影响的，按照《学校行政事故处理办法》倒查责任并给予相应处理。
三、教学仪器设备的采购管理
1、招标采购中心办公室在接到招标采购资料后，一事一单建立采购台帐，对整个过程的实施时间、进度进行登记，如期完成采购任务。
2、招标采购各环节审核时间：校内以2个工作日为限，其余按政府招标采购规定时限为限。
3、采购过程中发生非正常情况影响采购进度时，招标采购中心办公室应及时向采购中心主任报告，中心主任应及时处理。
4、招标代理机构不能很好履职的，由招标采购中心办公室向主管部门报告并取消其招标代理资格。
四、采购合同的订立
1、招标采购中标通知发出后，原则上应在十五个工作日内完成招标合同的订立。
2、合同的通用条款由招标采购中心办公室负责起草，其它资料由相关教学院提供。经相关教学院签字确认，送学校监察处、法律顾问审阅后，再报送学校领导审批签署。
3、合同一经订立，相关各方均应严格遵守。
由于供货单位原因导致供货推迟的，按照合同相关条款给予处罚。影响严重的，由招标采购中心办公室向政府相关部门报告，按规定取消其今后中标资格（列入黑名单）。
供货单位如期供货的，相关教学院应严格按合同约定如期开箱验货、检查验收、支付货款，不得以任何理由拒不执行合同。
由于校内工作协调出现可能影响工作进程的问题，由相关教学院及时报告，分管校领导协调处置。
五、教学仪器设备的验收
1、教学仪器设备运抵相关教学院后，相关教学院应按照合同要求负责及时接收设备。
初次验收由相关教学院行政负责人主持或委托主持，组织3~5人对照合同清单自行开箱进行初验。
需安装并进行试运行的，试运行后，形成“调试试用报告”交教务处备案。
如需供货商进行操作培训的，必须按照合同要求进行培训并有记录。
2、教学仪器设备正式验收阶段：由相关教学院在合同规定时间内组织正式验收。
正式验收由相关教学院主持，国资处、审计处、财务处、教务处等部门参加并在验收会签单上签字确认。
专项设备验收时，可由监察处协调一至二名专家参与。
3、验收不合格的，报招标采购中心办公室应及时要求供货商在规定时间内整改并在整改合格后重新验收。
六、货款的支付
1、验收合格的项目，按合同要求并履行审批手续后，及时支付货款。
2、每年下半年新增加的采购项目，因为需要采购进口设备或者由于招标流标等正常原因，造成年终虽已完成招标但尚不能完成正式验收的设备，如果必须在财务决算前支付货款的，由相关教学院或提请支付单位提出申请（必须写明支付理由），然后由财务处、监察处、教务处、国资处和相关教学院汇签后报分管校长审批后再报校长批准方能支付。
3、其它按照财政政策允许结转而确需结转次年支付的，由相关教学院提出书面申请，国资处、监察处、财务处参与会商并经校长批准，由财务处申报结转。
4、财政专项资金项目，按照此程序执行。
5、重点实验室、科研的设备采购项目计划由科研处下达，各项目责任单位也按此要求执行。
乐山师范学院
2014年5月5日
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